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- Informe de actividad de la línea directa de buen gobierno 2022
- Resumen ejecutivo
- Actividad de informes de la línea directa 2022
- Resumen de los informes investigados por el auditor
- Una descripción general de la línea directa de buen gobierno
- Personal de la línea directa
- Documentos relacionados
Informe de actividad de la línea directa de buen gobierno 2022
La línea directa del auditor del condado de Multnomah ofrece una forma para que los empleados del condado y el público denuncien inquietudes sobre fraude, despilfarro y abuso de cargo.
Actividad de informes de la línea directa 2022
Resumen de los informes investigados por el Auditor
Descripción general de la línea directa
Resumen ejecutivo
Después de dos años de disminución, el número de informes relacionados con el condado a la línea directa se estabilizó en 62 en 2022. Cuando los informes no están relacionados con el condado, generalmente derivamos al denunciante a la agencia o recurso apropiado.
Observamos una disminución del 27% en los informes sobre mala conducta de los empleados y un aumento del 14% en los informes de fraude, desperdicio y abuso de cargo de 2021 a 2022. Estas son tendencias positivas para la línea directa, ya que nuestro objetivo es recibir e investigar informes de alta calidad sobre fraude, desperdicio y abuso de cargo.
A partir de julio de 2019, modificamos algunos de nuestros procesos para que la línea directa fuera más transparente ante los empleados y la comunidad. Un aspecto central de este cambio fue la decisión de investigar todas las denuncias internamente. Realizamos una amplia labor de comunicación con los empleados para informarles sobre los tipos de denuncias que investigamos y las que no podemos, lo que pareció tener un impacto. En algunos casos, seguimos remitiendo las denuncias a la gerencia para su investigación.
En 2022, la Oficina del Auditor investigó más denuncias internamente que en 2021 y remitió menos a la gerencia. De las 62 denuncias relacionadas con el condado que recibió la línea directa, 11 se encontraban dentro del ámbito de competencia del Auditor por fraude, despilfarro o abuso de poder. No pudimos investigar algunas denuncias debido a la falta de detalles proporcionados por el denunciante.
Las denuncias de miembros de la comunidad aumentaron un 78 % entre 2021 y 2022, lo que representa una tendencia positiva para la línea directa. Los miembros de la comunidad, incluyendo contratistas y proveedores del condado, son una fuente importante de denuncias de fraude, despilfarro y abuso. Varias denuncias de miembros de la comunidad dieron lugar a denuncias fundamentadas de fraude, despilfarro o abuso de poder en 2022.
La tasa de denuncias anónimas se redujo al 65 % en 2021, lo que representa otra tendencia positiva. Dado que las denuncias anónimas suelen ser más difíciles de corroborar, queremos que esta tasa se acerque al índice de referencia del sector. La posibilidad de denunciar de forma anónima es necesaria para una línea directa eficaz. Sin embargo, una alta tasa de denuncias anónimas puede ser un indicador de desconfianza entre los denunciantes y la dirección. Las denuncias anónimas también suelen ser más difíciles de corroborar. Cuando los denunciantes dejan su información de contacto, es más probable que podamos hacer preguntas de seguimiento, lo que puede ayudar a corroborar las denuncias.
Las denuncias pueden realizarse de forma anónima. La confidencialidad del denunciante está protegida por la ley de Oregón.
Actividad de informes de la línea directa 2022
Analizamos la actividad de la línea directa para mejorar su eficacia
Medimos la eficacia de la línea directa de diversas maneras, incluyendo el análisis de las métricas de rendimiento que monitoreamos a lo largo del tiempo. También reconocemos que las métricas de rendimiento no reflejan la realidad completa y, sin duda, no ayudan a los denunciantes que puedan sentir que el problema que denunciaron no se abordó. Agradecemos cada denuncia de buena fe que llega a la línea directa.
Después de dos años en los que el número de denuncias a la línea directa disminuyó, el número de denuncias relacionadas con el condado a la línea directa se estabilizó en 2022.
Revisamos todas las denuncias que recibimos a la línea directa para determinar si están relacionadas con el condado y si se ajustan a las competencias de investigación de la Oficina del Auditor (principalmente fraude, despilfarro, ineficiencia y abuso de poder). En 2022, la Línea Directa de Buen Gobierno recibió un total de 78 denuncias y 62 denuncias únicas relacionadas con el condado. Si bien no investigamos denuncias que no son del condado, con frecuencia derivamos a los denunciantes a otros recursos. En 2022, derivamos a los denunciantes al Administrador del Tribunal de Primera Instancia del Condado de Multnomah, a los Servicios del Tribunal de Familia, a la Ciudad de Portland, al Departamento de Justicia de Oregón y al Departamento de Servicios Humanos de Oregón, entre otros.
El número de denuncias relacionadas con el condado que recibió la Línea Directa casi se triplicó entre 2015 y 2019, lo que creemos que se debió a nuestra mayor comunicación con los empleados. El número de denuncias disminuyó en 2020 y 2021, pero se estabilizó el año pasado. Si bien la cantidad de denuncias es una métrica importante para nosotros, nos preocupa más recopilar denuncias de alta calidad que sean competencia de la Línea Directa para su investigación. El año pasado, recibimos denuncias de alta calidad que dieron lugar a tres denuncias fundamentadas de fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder.
Después de dos años de descenso, el número de denuncias relacionadas con el condado se estabilizó en 62 en 2022
En 2022, la Auditoría investigó más informes internamente que en 2021 y remitió menos a la gerencia.
Con base en los comentarios de los empleados y para alinearnos con las mejores prácticas, en el segundo semestre de 2019 modificamos nuestras prácticas para que las investigaciones de la línea directa se realizaran en la Oficina del Auditor en la medida de lo posible. Antes de este cambio, remitíamos la mayoría de las denuncias de personal a la gerencia. Algunos empleados nos comentaron que temían represalias si las denuncias se transmitían a la gerencia; otros nos comentaron que asumían que todas las denuncias de la línea directa eran investigadas por el Auditor, independientemente de la gerencia. Para cumplir con las expectativas de los empleados y la comunidad, decidimos que la Oficina del Auditor investigaría de forma independiente siempre que fuera posible y animamos a las personas a reportar inquietudes de personal a través de las políticas y procedimientos establecidos de Recursos Humanos y Relaciones Laborales. Aún podemos remitir denuncias relacionadas con el personal o preocupaciones significativas de seguridad a la gerencia, pero siempre intentaremos contactar con la persona que las reportó antes de hacerlo. Después de remitir 33 denuncias a la gerencia en 2019, remitimos 18 en 2020, 15 en 2021 y 12 en 2022.
De las 62 denuncias relacionadas con el condado que recibió la línea directa, el Auditor investigó 11. Esta es una cantidad razonable, ya que la Línea Directa, en algunos aspectos, funciona como centro de intercambio de quejas relacionadas con el condado. Otras denuncias se relacionaban con desacuerdos en el lugar de trabajo, desacuerdos sobre prácticas de contratación u otras inquietudes de personal. No pudimos investigar algunas denuncias debido a la falta de detalles proporcionados por el denunciante o a que la denuncia carecía de fundamento.
En los casos en que no recibimos suficientes detalles iniciales para investigar, intentamos contactar a los denunciantes para obtener más información. Seguimos perfeccionando nuestro mensaje sobre la línea directa para obtener denuncias de alta calidad y procesables, cuya investigación esté dentro del ámbito de competencia del Auditor. Las denuncias de alta calidad incluyen detalles como fechas, horas, lugares y, en ocasiones, pruebas adicionales, como registros, correos electrónicos u otros archivos adjuntos. Animamos a los denunciantes a compartir la mayor cantidad de detalles posible y a respetar siempre su confidencialidad, según lo estipulan nuestras políticas y la ley de Oregón (ORS 297.765).
En 2022, el Auditor investigó 11 informes internamente, un ligero aumento con respecto a 2021.
En 2022, aumentaron los informes de fraude, desperdicio o abuso de cargo, mientras que disminuyeron los informes de mala conducta de los empleados.
En 2022, recibimos 16 denuncias por fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder, lo que representa un aumento del 14 % con respecto al año anterior. Las denuncias de mala conducta de los empleados disminuyeron un 27 % en 2022. Consideramos estos cambios positivos, ya que indican una mayor capacidad de respuesta ante las competencias del Auditor: fraude, despilfarro y abuso de poder.
Tradicionalmente, hemos recibido muchas más denuncias sobre problemas de personal que sobre fraude, despilfarro o abuso de poder. Muchos empleados recurren a la línea directa cuando tienen inquietudes relacionadas con el personal, y animamos a los empleados y a los miembros de la comunidad a que presenten denuncias de buena fe. Sin embargo, también queremos dejar claro que no realizamos investigaciones sobre asuntos de personal, a menos que estén relacionados con fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder.
Los informes sobre fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder aumentaron un 14% en 2022, mientras que los informes de mala conducta de los empleados disminuyeron un 27%.
La tasa de denuncias anónimas sigue siendo alta
La tasa general de denuncias anónimas a la línea directa disminuyó ligeramente en 2022, del 73 % al 65 %. La tasa de denuncias anónimas de empleados aumentó al 87 %, la más alta desde 2017 y es motivo de preocupación.
Ofrecemos a los reporteros la opción de denunciar anónimamente, ya que ayuda a mitigar el temor a represalias. Sin embargo, una alta tasa de denuncias anónimas puede ser un indicador de desconfianza entre los reporteros y la gerencia. Además, las denuncias anónimas suelen ser más difíciles de corroborar.
Según los datos proporcionados por el administrador externo de nuestra línea directa, la tasa promedio de denuncias anónimas de los clientes de la línea directa disminuyó drásticamente en 2021 (su informe más reciente disponible), hasta el 50 %. Tenemos trabajo por hacer para que quienes denuncian en la línea directa se sientan más cómodos compartiendo su información, lo que facilita la corroboración de las denuncias, ya que facilita el seguimiento y la recopilación de información adicional.
La tasa de denuncias anónimas a la línea directa disminuyó al 65% en 2022, lo que es un avance positivo, pero aún superior a la tasa de referencia del 50%.
Todas las denuncias a través de la línea directa, ya sean anónimas o no, están sujetas a las garantías de privacidad de la ley local de líneas directas de Oregón. Según ORS 297.765, la identidad del denunciante no puede revelarse sin su permiso explícito. Las normas de personal del condado y la ley de Oregón también estipulan que quienes denuncian a través de la línea directa deben estar protegidos contra represalias.
Llegamos a más miembros de la comunidad con información sobre cómo denunciar a la línea directa.
Tras dos años consecutivos de descenso, las denuncias de los miembros de la comunidad aumentaron un 78%, un avance muy positivo. Los miembros de la comunidad, incluyendo contratistas y proveedores del condado, son una fuente importante de posibles denuncias de fraude, despilfarro y abuso de poder. Para concienciar sobre la línea directa, estamos instalando señalización sobre ella en todos los edificios del condado.
Los informes de los miembros de la comunidad aumentaron en un 78%, lo que es un avance positivo, porque los miembros de la comunidad, incluidos los contratistas y proveedores del condado, son una fuente importante de informes de fraude, desperdicio y abuso de puesto.
Resumen de los informes investigados por el auditor
De los 11 informes que el Auditor investigó en 2022, fundamentamos tres.
Las denuncias de las líneas directas pueden ser difíciles de corroborar. La tasa de corroboración depende en cierta medida de que los informes sean de alta calidad, con información detallada como fechas, horas, nombres y eventos, y otras pruebas como correos electrónicos, informes u otros registros.
Informes fundamentados
En los ejemplos a continuación, descubrimos que las acciones denunciadas resultaron en fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder. Emitimos informes formales por escrito en cada caso.
A través de la Línea Directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre un proveedor contratado por la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar (Oficina Conjunta) para brindar alojamiento de emergencia a miembros de la comunidad. Nuestra investigación identificó un despilfarro de recursos gubernamentales debido a la supervisión inadecuada de la Oficina Conjunta. Por ejemplo, la Oficina Conjunta había aprobado más de $525,000 en costos no admisibles debido a una gestión ineficaz del contrato. Nuestra investigación detectó estos costos no admisibles y notificó a la gerencia, quien colaboró con el proveedor para corregirlos.
A través de la Línea Directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre un empleado del condado que intentaba recibir beneficios, en forma de pagos en efectivo, de un programa bajo su competencia.
Nuestra investigación reveló que un empleado del condado presionó a una agencia colaboradora para que otorgara beneficios financieros en nombre de un familiar suyo. El empleado del condado iba a ser el beneficiario de este beneficio: un pago 000 direct para cubrir el alquiler de su vivienda. Nuestra investigación reveló que el empleado del condado había recibido previamente $10,000 como asistencia para el alquiler en nombre de este mismo familiar. El empleado supervisaba el programa de asistencia para el alquiler y el contrato con la agencia colaboradora, y no reveló la relación familiar ni el conflicto de intereses ni al condado ni a la agencia.
Nuestra oficina consideró que algunos aspectos de las solicitudes de pago eran potencialmente criminales y violaban las normas de Ética del Gobierno de Oregón, y notificó a la Oficina del Fiscal de Distrito del Condado de Multnomah, la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah, el Fiscal del Condado y la Comisión de Ética del Gobierno de Oregón.
A través de la Línea Directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre el Servicio para Animales del Condado de Multnomah. Con base en la información, revisamos si el Servicio para Animales estaba utilizando sus cuentas de uso restringido para brindar servicios a los animales bajo su cuidado y en la comunidad.
Nuestra investigación reveló que Servicios para Animales no gestionó ni supervisó adecuadamente las cuentas de uso restringido, lo que resultó en un uso ineficiente de los recursos del condado. Descubrimos que, en la mayoría de los años, las donaciones, junto con las asignaciones de la Junta de Comisionados del Condado, han superado el gasto en cada una de las cuentas de uso restringido, lo que ha dejado a cada cuenta con saldos no utilizados cada vez mayores durante los últimos casi cinco años. La importancia de esto no radica en los grandes saldos en sí, sino en lo que estos indican: la pérdida de oportunidades para utilizar estos fondos para brindar servicios importantes y necesarios a los animales y a la comunidad. Quienes donan a estas cuentas de uso restringido tienen la expectativa razonable de que el dinero que donan se utilizará en beneficio de los animales de la comunidad de manera oportuna. Además, si la Junta reserva recursos en un año determinado para un propósito específico, es razonable esperar que esos fondos se utilicen para ese propósito durante ese año.
Actualización de los informes de 2021
En 2022, terminamos de investigar cinco informes que recibimos en 2021. Los cinco carecían de fundamento.
Una descripción general de la línea directa de buen gobierno
¿Por qué tenemos una línea directa?
El Auditor del Condado estableció la Línea Directa de Buen Gobierno en 2007 para brindar a los empleados del condado y a los miembros de la comunidad un método seguro y confidencial para denunciar sospechas de fraude, despilfarro o abuso de poder. La línea directa surgió, en parte, a raíz de una situación ocurrida en 2007, cuando un empleado del condado malversó aproximadamente $30,000.
Desde 2014, los informes investigados por el personal de la línea directa han llevado a la identificación de más de un millón de dólares en fondos del condado que se han utilizado de manera fraudulenta o ineficiente:
- Naturaleza del informe: Fraude
- Año de investigación: 2014
- Descripción del informe: Un empleado del Departamento de Justicia Juvenil del Departamento de Justicia Comunitaria se apropió indebidamente de al menos $13,000 del Condado de Multnomah mediante el uso fraudulento de una tarjeta de compra emitida por el condado. El individuo se declaró culpable de tres cargos de robo y un cargo de mala conducta oficial.
- Monto en dólares: >$10,000
- Naturaleza del informe: Fraude
- Año investigado: 2018
- Descripción del informe: A lo largo de tres años, un gerente de Servicios para Animales se apropió indebidamente de aproximadamente $52,987 del Condado de Multnomah mediante el uso fraudulento de una tarjeta de compra emitida por el condado. El individuo se declaró culpable de robo agravado en primer grado, robo de identidad y mala conducta oficial en primer grado.
- Monto en dólares: >$50,000
- Naturaleza del informe: Residuos
- Año investigado: 2022
- Descripción del informe: Nuestra investigación identificó un desperdicio de recursos gubernamentales debido a la supervisión inadecuada de la Oficina Conjunta. Esta había aprobado más de $525.000 en costes no admisibles por gestión ineficaz del contrato.
- Monto en dólares: >$500,000
- Naturaleza del informe: Abuso de poder
- Año investigado: 2022
- Descripción del informe: Nuestra investigación identificó que un empleado del condado utilizó su cargo para obtener $10,000 en beneficios financieros. Gracias a una denuncia a la línea directa, se identificó este abuso de cargo y se detuvo el segundo intento del empleado por obtener este beneficio.
- Monto en dólares: $10,000
- Naturaleza del informe: Ineficiencia
- Año investigado: 2022
- Descripción del informe: Nuestra investigación identificó que Servicios para Animales había estado acumulando importantes donaciones y asignaciones de la junta en sus cuentas de uso restringido, pero gastando solo un pequeño porcentaje durante los últimos cinco años, lo que resultó en ineficiencia.
- Monto en dólares: >$1,000,000 en ingresos no gastados
Las líneas directas han demostrado ser mecanismos de denuncia muy eficaces y son fundamentales para prevenir el fraude. Las organizaciones que cuentan con líneas directas experimentan pérdidas por fraude significativamente menores que las que no las tienen. Además, las denuncias son, con diferencia, el método más eficaz para detectar el fraude.
Mejoras recientes en la forma en que gestionamos la línea directa
En julio de 2019, implementamos cambios en la gestión de la Línea Directa de Buen Gobierno para alinearla con las mejores prácticas para líneas directas de fraude, despilfarro y abuso. El Auditor asignó a un miembro del personal a tiempo completo a la línea directa a partir del 1 de julio de 2019. Anteriormente, dos auditores gestionaban las quejas de la línea directa, además de trabajar en las auditorías. Esto significaba que la gestión de las denuncias de la línea directa podía interrumpir el trabajo de auditoría y afectar la forma en que examinábamos las denuncias.
También hemos intensificado nuestra comunicación con los empleados y el público sobre el propósito fundamental que siempre ha tenido la línea directa: es un lugar para denunciar sospechas de fraude, despilfarro y abuso de poder en el gobierno del condado o por parte de sus contratistas. Quienes reportan a la línea directa creen que el Auditor está investigando. Cumpliremos con esa expectativa.
Cómo procesamos e investigamos los informes
Al recibir un informe de la línea directa, el investigador de la Línea Directa de Buen Gobierno realiza una revisión inicial para determinar su relevancia para las operaciones del condado, la calidad de la información proporcionada y la naturaleza del informe, entre otras consideraciones. Algunos informes carecen de los detalles necesarios para una investigación, y otros son, en realidad, problemas de servicio al cliente que pueden resolverse con relativa facilidad sin necesidad de una investigación.
Para cada denuncia relacionada con el condado, el investigador realiza una revisión preliminar. Dependiendo del tipo de denuncia, esta revisión puede incluir la revisión de documentos o datos, o conversaciones con los empleados. En esta fase preliminar, nuestra investigación se utiliza para determinar si la denuncia se investigará más a fondo y quién la realizará. El investigador de la línea directa investiga todas las denuncias de fraude, despilfarro y abuso de poder. Nos encargamos de la investigación y no tenemos autoridad disciplinaria sobre los empleados del condado.
Si bien los denunciantes pueden denunciar anónimamente si así lo desean, cabe destacar que, incluso si no lo hacen, protegemos su confidencialidad con todo el rigor legal. De acuerdo con la norma ORS 297.765, la identidad del denunciante no puede revelarse fuera del proceso de investigación sin su autorización explícita. Al remitir denuncias anónimas a la gerencia, resumimos los detalles de la denuncia e intentamos eliminar cualquier información que pueda identificar al denunciante.
¿Cómo gestionamos las quejas del personal?
Tradicionalmente, hemos recibido muchas más denuncias sobre problemas de personal que sobre ineficiencia, fraude, despilfarro o abuso de poder. Si bien la línea directa está diseñada para denuncias de fraude, despilfarro y abuso de poder, algunos empleados acuden a ella tras haber agotado todos los esfuerzos para que su problema se resuelva por medios más tradicionales, como a través de recursos humanos o la gerencia. Aceptamos este tipo de denuncias, pero nuestra capacidad de actuación es limitada cuando se trata de problemas puramente de personal.
Cuando recibimos denuncias relacionadas con el personal, informamos al denunciante sobre las vías tradicionales de derivación a recursos humanos y a la gerencia, y lo animamos a que las denuncie por esas vías. Podemos derivar denuncias relacionadas con el personal a la gerencia, pero siempre intentaremos contactar al denunciante antes de hacerlo. Generalmente, derivamos las denuncias de discriminación, acoso o represalias a la Unidad de Investigación de Quejas de Clases Protegidas. Cuando la línea directa deriva denuncias de personal, exigimos a la agencia receptora que nos informe sobre cómo la investigó, las determinaciones tomadas y las medidas correctivas, como medidas disciplinarias. Derivamos las denuncias relacionadas con infracciones de la ley o problemas de salud y seguridad a la agencia u organización correspondiente.
Personal de la línea directa
Marc Rose, CFE, Director de la línea directa
Annamarie McNiel, CPA, Directora de Operaciones y Auditoría