Orientación para departamentos y empleados: La orientación es exhaustiva; los empleados informan brechas en la implementación.
Guía
¿Por qué consideramos la orientación centralizada? ¿Por qué es importante?
La orientación centralizada consiste en directrices y políticas que la dirección del condado central transmite a los departamentos y empleados. La existencia de directrices por sí sola no basta para garantizar un entorno laboral seguro, pero es un primer paso necesario.
El condado brinda servicios esenciales a la comunidad y cuenta con más de 5,000 empleados. Muchos servicios no pueden prestarse de forma remota. Es fundamental que el condado opere de forma segura para proteger a las personas a las que sirve, a su personal y al público, así como para garantizar que los servicios esenciales puedan continuar sin interrupciones.
¿Qué orientación está brindando el condado a los departamentos y empleados sobre cómo operar de manera segura durante la pandemia?
El Departamento de Recursos Humanos elaboró una guía centralizada para las operaciones del condado durante la pandemia. Esta guía se publica en la intranet del condado y está disponible para todos los empleados.
Las políticas y directrices han cambiado con el tiempo. Las directrices siguen cambiando. En el momento de nuestra auditoría, las directrices abarcaban temas como el uso de mascarillas/cubrebocas, los exámenes de salud, la limpieza y desinfección, las estrategias para reducir la presencia de empleados en las instalaciones y el distanciamiento físico en espacios públicos/compartidos.
Ejemplos de orientaciones y políticas:
- El personal en el lugar y en el campo debe usar máscaras o cubiertas faciales, excepto en espacios de trabajo individuales privados.
- A muchos empleados se les exige que confirmen que no tienen síntomas antes de trabajar, mediante controles de temperatura o declaraciones escritas o verbales.
- Los puestos de trabajo deben estar distribuidos y el acceso a espacios compartidos debe reducirse.
La administración estableció la mayoría de las directrices rápidamente. Con el tiempo, se fueron añadiendo directrices adicionales. Por ejemplo, en agosto de 2020 se añadieron directrices con estándares mínimos para garantizar la seguridad en los espacios de trabajo.
Salud Pública también publica directrices para la comunidad en el sitio web público del condado. Algunas de estas directrices se aplican a proveedores de servicios contratados, como los albergues para personas sin hogar sin fines de lucro.
¿Qué orientación centralizada está brindando el condado a los empleados sobre licencias por enfermedad y otros apoyos?
La información sobre bajas por enfermedad y apoyos está disponible en la intranet del condado.
Los cambios que el condado realizó a la política de licencia por enfermedad en respuesta al COVID-19 incluyen:
- Permitir a los empleados tomar prestado de futuras vacaciones
- Hasta 80 horas de licencia remunerada adicional por motivos relacionados con la COVID-19, de acuerdo con las nuevas leyes
- Ampliar el programa de licencia por catástrofes, que permite a los empleados donar tiempo de licencia a otros empleados que enfrentan catástrofes.
- Permitir a los empleados teletrabajar cuando tienen una persona dependiente en casa
El condado también compartió información sobre el programa de asistencia a los empleados (EAP) y apoyo para el bienestar en correos electrónicos a los empleados y en la intranet.
¿Cómo se compara la orientación del condado con la de los CDC, el estado y otras orientaciones?
Comparamos las directrices y políticas del condado con las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud del Estado de Oregón, la Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA) y la Universidad Johns Hopkins.
En general, la orientación del condado fue exhaustiva y estuvo alineada con casi todos los temas recomendados por estas fuentes.
Al momento de nuestra auditoría, cuatro áreas de la guía del condado no se ajustaban a las directrices nacionales y estatales. Sin embargo, el condado está trabajando en la mayoría de ellas en respuesta a los nuevos requisitos de la OSHA. Estas áreas son:
- Evaluación de Riesgos y Planificación: Al momento de nuestra auditoría, el condado aún no había realizado una evaluación formal de riesgos ni de peligros. Este tipo de evaluación podría servir de marco para la toma de decisiones. Los CDC y la Universidad Johns Hopkins recomiendan realizar una evaluación de riesgos. En noviembre de 2020, la OSHA publicó nuevos requisitos para las evaluaciones de riesgos y el condado ya inició el proceso. La OSHA también exige un plan de control de infecciones. Los CDC también recomiendan un plan específico para el lugar de trabajo.
- Aportes y comentarios: Si bien la administración del condado ha hecho un gran esfuerzo para solicitar la opinión de los empleados, se podría hacer más. Los CDC recomiendan designar un coordinador de COVID y compartir esa información con los empleados como punto de contacto. La administración del condado ha designado a un oficial de distanciamiento social, pero no ha compartido su información como punto de contacto con todos los empleados. Además, Johns Hopkins recomienda un lugar centralizado para que los empleados proporcionen comentarios anónimos, algo que el condado no ha ofrecido.
- Plan de Exposición: El condado está revisando los protocolos sobre qué hacer cuando un empleado de la planta da positivo por COVID-19. Las directrices anteriores para los gerentes sobre este tema consistían principalmente en notificar a Recursos Humanos y celebrar una reunión de gestión para analizar la situación. La notificación de contactos cercanos se dejaba al proceso de rastreo de contactos de salud pública. La guía no estaba disponible en la intranet al momento de nuestra auditoría. Sin embargo, el condado está revisando los protocolos para posibles exposiciones debido a los nuevos requisitos de la OSHA. Los nuevos protocolos incluirán un proceso para notificar a los empleados sobre una posible exposición.
- Capacitación e información: El condado ha proporcionado mucha información sobre las nuevas políticas y la COVID-19. En diciembre de 2020, el condado también publicó la capacitación obligatoria sobre estos temas. La información y la capacitación fueron otro nuevo requisito de la OSHA.
En otoño de 2020, enviamos una encuesta a todos los empleados del condado para brindarles la oportunidad de compartir sus experiencias durante la pandemia. En nuestra encuesta, los empleados expresaron inquietudes relacionadas con la posible exposición en el lugar de trabajo. Algunos empleados expresaron su preocupación por no saber qué sucedería si alguien en su lugar de trabajo diera positivo. Los empleados estaban preocupados por la falta de un plan y deseaban información para su propia salud.
Orientación en la práctica
¿Qué controles tiene establecidos el condado para garantizar que los departamentos sigan las pautas?
Los líderes del condado trabajan con los departamentos para aprobar cambios en las operaciones y brindar asesoramiento.
Durante el verano, el condado implementó un proceso para que los departamentos presentaran sus planes de servicio a la dirección central. Los planes describían cambios para aumentar los servicios presenciales o mantenerlos a distancia. El presidente tomó las decisiones finales sobre los planes, en consulta con otros líderes y expertos del condado. A medida que surjan nuevas situaciones, este proceso puede repetirse según sea necesario.
El Director de Operaciones y el Director de Recursos Humanos informaron que se reúnen periódicamente con los jefes de departamento para analizar las medidas de seguridad. También recurren a los métodos tradicionales de quejas para detectar problemas, como quejas de OSHA, quejas de RR. HH. y quejas sindicales. Las políticas del condado sobre medidas de seguridad relacionadas con la COVID-19 son como cualquier otra política del condado y pueden dar lugar a medidas disciplinarias. El personal con experiencia, como el de Instalaciones, se considera consultor y no supervisa su implementación.
¿Están siguiendo los departamentos las directrices?
Según nuestra encuesta a empleados, los departamentos podrían mejorar la implementación y el cumplimiento de las directrices, como se describe a continuación.
Mascarillas y cobertores faciales
La encuesta mostró un cumplimiento generalmente bueno de la política de uso de mascarillas y cobertores faciales, pero hay margen de mejora.
Cuando se les preguntó si los empleados del condado usaban cubiertas faciales, la mayoría de los encuestados dijeron que los empleados del condado usaban cubiertas faciales siempre (64%) o algunas veces (33%).
La pregunta: «En mi experiencia, los empleados del condado usan mascarillas o protectores faciales cuando trabajan con el público o a menos de 2 metros de distancia de otras personas» coincidía con la política del condado vigente en el momento de la encuesta. Todos los empleados del condado deben usar mascarillas siempre en esas circunstancias.
Los empleados de la Oficina del Sheriff y quienes se negaron a proporcionar el departamento para el que trabajaban tuvieron las respuestas menos positivas. Los empleados de la Biblioteca y del Departamento de Salud tuvieron las respuestas más positivas.
Pregunta de la encuesta: En mi experiencia, los empleados del condado usan máscaras o cubiertas faciales cuando trabajan con el público o a menos de 6 pies de otras personas.
Los encuestados informaron que el público usaba mascarillas con menos frecuencia que el personal: el 38 % afirmó que los usuarios del servicio y los miembros de la comunidad siempre las usan, y el 54 % afirmó que a veces las usa cuando se encuentran en las instalaciones del condado o interactúan con empleados del condado. Nuevamente, las respuestas variaron según el departamento.
Redactamos la pregunta para que coincida con la política general del condado, pero no se aplica con precisión en todos los entornos. Por ejemplo, una vez que los adultos bajo custodia hayan completado un período de cuarentena, no están obligados a usar mascarillas en su unidad de vivienda.
Pregunta de la encuesta: En mi experiencia, los usuarios del servicio (por ejemplo, clientes, pacientes, personas bajo custodia) y los miembros de la comunidad usan máscaras o cubiertas faciales cuando están en las instalaciones del condado o cuando interactúan con los empleados del condado.
En otra pregunta, la mayoría de los encuestados estuvo de acuerdo o muy de acuerdo con que la gerencia aplica la política de uso de mascarillas (84%). Los niveles más bajos de acuerdo se dieron entre los encuestados que se negaron a responder en qué departamento trabajaban: los de la Oficina del Sheriff y los del Departamento de Servicios Comunitarios. El Departamento de Servicios Comunitarios incluye Transporte, Servicios para Animales y Elecciones.
Exámenes de salud
La política del condado exige la verificación de síntomas antes de comenzar los turnos en varios entornos laborales. En el momento de la encuesta, se suponía que los empleados de centros de salud debían someterse a una verificación de temperatura antes de comenzar un turno. Los empleados de las Bibliotecas, el Centro de Operaciones de Emergencia y el Departamento de Salud Correccional debían declarar por escrito que no presentaban síntomas de COVID-19 al comienzo de cada turno. Los empleados de cárceles, centros de detención juvenil y albergues para personas sin hogar debían informar verbalmente a sus gerentes que no presentaban síntomas.
Según la encuesta a empleados, la política del condado sobre exámenes médicos parece implementarse de forma desigual. Entre quienes respondieron a la encuesta, los exámenes médicos parecen ser poco frecuentes en la cárcel y menos constantes en las clínicas de salud y centros de detención juvenil. Personas de diferentes departamentos pueden trabajar en el mismo entorno laboral. Por ejemplo, la mayoría de quienes trabajan en la cárcel y afirmaron que siempre se realizan un examen médico son empleados de Salud Correccional del Departamento de Salud.
Pregunta de la encuesta: Mi unidad de trabajo requiere que confirme que no tengo síntomas antes de comenzar mi turno de trabajo.
Reducir el número de personas en el sitio
Algunas operaciones del condado deben realizarse presencialmente, como el trabajo en las fuerzas del orden, las operaciones de puentes, las cárceles, los albergues para personas sin hogar y el refugio de animales. Muchas otras operaciones del condado cambiaron a servicios remotos en marzo.
La directiva de la Presidencia desde marzo ha sido que cualquier persona no esencial debe teletrabajar. El 80 % de los encuestados estuvo de acuerdo o muy de acuerdo con la afirmación: «Mi unidad de trabajo ha reducido el número de personas presentes simultáneamente. Por ejemplo, mediante ajustes de horarios o un mayor teletrabajo». Algunos departamentos han colaborado con la Presidencia para ampliar los servicios presenciales.
Si bien los departamentos han reducido el número de empleados en los edificios del condado, parece que una gran parte del personal del condado aún acude a sus lugares de trabajo, al menos ocasionalmente. Casi la mitad de los encuestados respondieron a las preguntas sobre el lugar de trabajo para indicar que habían teletrabajado y trabajado presencialmente/sobre el terreno durante el mes anterior a la encuesta. Esto incluye a los encuestados que teletrabajan principalmente, pero que acudieron por un tiempo mínimo. La Fiscalía del Distrito destaca, con tres cuartas partes de los encuestados que dividen su tiempo entre el trabajo presencial y el remoto.
En comentarios abiertos, algunos encuestados comentaron que no podían realizar todo su trabajo de forma remota. Si bien muchos archivos se han digitalizado, la dependencia del papel en algunos departamentos está obligando a la gente a ir a la oficina. Algunos encuestados comentaron que acudían a la oficina para tareas como imprimir, revisar el correo, obtener firmas o acceder a archivos impresos. Por ejemplo, un encuestado escribió: «Hay que archivar algunas copias impresas de los documentos. Por lo tanto, es necesario ir a trabajar para completar esta tarea…». Otro escribió: «Voy a la oficina una vez al mes para imprimir todo y archivarlo». Otros encuestados expresaron que les parecía injusto tener que ir a trabajar mientras otros trabajaban desde casa.
> ¿Se sienten seguros los empleados?
En general, el 40% de los encuestados que trabajan presencialmente, al menos ocasionalmente, no confían en que las medidas implementadas sean suficientes para prevenir un brote en el lugar de trabajo. Nuevamente, las respuestas variaron según el departamento. Los encuestados no pertenecientes al departamento, entre ellos los empleados de las oficinas de la Junta de Comisionados del Condado, la Oficina de Gestión de Emergencias y la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar, fueron los más optimistas. Los encuestados de la Oficina del Sheriff fueron los menos optimistas.
Pregunta de la encuesta: Estoy seguro de que las medidas implementadas en mi entorno de trabajo son suficientes para prevenir un brote en el lugar de trabajo.
Muchos empleados también expresaron su preocupación por la seguridad en el trabajo en preguntas abiertas. Por ejemplo, al preguntarles cuál ha sido el mayor desafío de trabajar durante la pandemia, los encuestados respondieron cosas como:
“Me preocupa todo el tiempo enfermarme y llevar el virus a casa”.
“[Es un desafío] saber que algunos colegas no siguen las pautas recomendadas u obligatorias”.
“[Es un desafío] intentar mantener la seguridad y el distanciamiento social en un espacio que no lo permite”.
“No siento que nuestra oficina esté tomando suficientes medidas de distanciamiento social”.
Los empleados también expresaron inquietudes sobre la seguridad en el entorno laboral, no directamente relacionadas con la COVID-19. Les preocupaba la seguridad relacionada con las protestas y el ambiente del centro. Algunos encuestados también expresaron preocupación por usar el transporte público para ir al trabajo durante la pandemia y tener que trabajar en condiciones de mala calidad del aire.
Según informes del Estado de Oregón, durante nuestra auditoría, el condado registró un brote en el lugar de trabajo que afectó a cinco o más personas, lo cual es el límite estatal para reportar brotes en el lugar de trabajo. El condado también cerró temporalmente un pequeño albergue juvenil en el Centro de Detención Donald E. Long cuando varios empleados del centro dieron positivo por COVID-19. Desde entonces, hemos tenido conocimiento de nuevos brotes en el lugar de trabajo del condado.
Recomendaciones
- Lo antes posible, el comité de implementación de las normas temporales COVID-19 de OR OSHA debe completar todos los nuevos requisitos de OSHA:
- Evaluación de riesgos, plan de control de infecciones, protocolos de posible exposición y capacitación de empleados.
- Nota: La gerencia informa que se ha realizado un trabajo sustancial para esta recomendación. Este trabajo se realizó entre la redacción y la publicación del informe. Reconocemos que se ha realizado el trabajo, pero no lo auditamos. Mantenemos la recomendación en el informe para poder darle un seguimiento exhaustivo.