Cambios en los edificios del condado: Los cambios físicos están en curso; se necesita atención y cuidado para garantizar la limpieza y desinfección, y la disponibilidad de suministros.
Uno de nuestros objetivos de auditoría fue determinar las medidas adoptadas por el condado para garantizar la continuidad de los servicios esenciales sin aumentar innecesariamente los riesgos para la salud debido a la posible transmisión de COVID-19. Para lograr este objetivo, auditamos cómo el condado garantizó la seguridad de sus empleados y clientes en los edificios del condado. La División de Administración de Instalaciones y Propiedades (FPM) del Departamento de Bienes del Condado tiene la función principal de administrar las instalaciones del condado. La administración de FPM generalmente trabaja en nombre de los departamentos del condado cuando se trata de implementar cambios físicos en la configuración de los espacios de trabajo.
Cuando hablamos con la gerencia de FPM sobre esta auditoría, nos enteramos de que generalmente se ven a sí mismos como consultores, que trabajan para implementar las configuraciones de espacio de trabajo solicitadas en nombre de los departamentos del condado y, a menudo, trabajan en estrecha colaboración con el oficial de distanciamiento social del condado en Gestión de Riesgos para comprender las implementaciones adecuadas.
Las funciones del FPM incluyen el mantenimiento de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) y plomería en los edificios del condado. El mantenimiento de estos sistemas es especialmente importante durante la pandemia, ya que el mantenimiento y las modificaciones ayudan a prevenir la transmisión de COVID-19 y otros patógenos. El FPM también realiza cambios en la configuración de los edificios, lo que permite un distanciamiento físico adecuado. Estas funciones son cruciales ahora y lo seguirán siendo durante la pandemia.
¿El condado identificó dónde y cómo los trabajadores podrían estar expuestos al COVID-19 en el trabajo? ¿Existe un documento escrito?
Tras el inicio de la pandemia, los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) emitieron una guía para empresas y empleadores sobre cómo responder a la pandemia desde una perspectiva de salud y seguridad. Esta guía incluía estrategias y recomendaciones para ayudar a los empleadores a proporcionar un entorno seguro para empleados y clientes.
Una de las principales recomendaciones de planificación en las directrices de los CDC es identificar dónde y cómo los trabajadores podrían estar expuestos a la COVID-19 en el trabajo. Esta identificación tiene como objetivo prevenir y reducir la transmisión de la COVID-19 entre los empleados. La guía recomienda «realizar una evaluación exhaustiva de riesgos para determinar si existen riesgos en el lugar de trabajo, o si es probable que existan, y determinar qué tipo de controles o EPP se necesitan para las tareas específicas del trabajo». Es importante destacar que dicha evaluación de riesgos de la COVID-19 consideraría la probabilidad y la magnitud de la propagación del virus para las tareas específicas del trabajo en un lugar o edificio.
Según nuestras entrevistas con la dirección y la gerencia del condado en el Departamento de Bienes del Condado, el condado no realizó una evaluación formal de riesgos. Una evaluación formal de riesgos identificaría los tipos de controles o equipo de protección personal (EPP) necesarios para cada tipo de trabajo y sería específica para cada ubicación del condado. La gerencia, mediante su propio proceso, abordó algunas de las necesidades identificadas en una evaluación de riesgos. La dirección del condado colaboró con los departamentos para determinar la viabilidad del trabajo presencial, considerando los riesgos de seguridad. Con el tiempo, el condado ha implementado cambios en los entornos laborales y ha exigido el uso de mascarillas para proteger a los empleados.
A principios de noviembre de 2020, la Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA) adoptó la Orden Administrativa de Oregón 3-2020, que entra en vigor el 16 de noviembre de 2020 y requiere que los empleadores realicen una evaluación de riesgo de exposición al COVID-19.
Durante el tiempo de nuestra auditoría, ¿el condado siguió las pautas de los CDC/OSHA para inspeccionar/modificar los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)?
Las directrices de los CDC señalan la necesidad de modificar los sistemas de ventilación de los edificios para contribuir a la máxima limpieza del aire interior, lo que se cree que ayuda a prevenir la transmisión de la COVID-19. Las directrices de los CDC, así como otros estudios, han indicado que tres de las principales modificaciones que pueden realizar los administradores de edificios son aumentar la filtración, aumentar las tasas de ventilación y aumentar la ventilación y la circulación del aire exterior.
Sin embargo, en muchos edificios del condado, no es posible lograr una mayor filtración con una mayor tasa de ventilación. Los filtros más finos no permiten que el aire circule con la misma facilidad, lo que reduce la tasa de ventilación.
En marzo, FPM colaboró con el Departamento de Salud y determinó que la mejor solución era aumentar la entrada de aire exterior, manteniendo prácticamente sin cambios las tasas de filtración y ventilación. Esto resultó generalmente eficaz durante el verano, cuando los edificios podían mantenerse con relativa comodidad, a la vez que se permitía la entrada de más aire exterior.
Cuando la calidad del aire es deficiente, es difícil que entre aire exterior de forma segura. Durante el verano, nuestra zona experimentó una calidad del aire significativamente deficiente como resultado de los incendios en todo el estado. Y en ciertos lugares, la calidad del aire se vio afectada por otros factores. El uso de gas lacrimógeno por parte de las fuerzas del orden durante las protestas en el centro obligó a cerrar las compuertas del Centro de Detención del Condado de Multnomah, donde se encuentran la cárcel de máxima seguridad y de procesamiento del Condado de Multnomah. Cuando las fuerzas del orden comenzaron a usar gas lacrimógeno cerca del Centro de Detención del Condado de Multnomah, la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah (MCSO) tuvo que llamar a un técnico para que cerrara las compuertas. Debido a que esto debía hacerse manualmente y a que a menudo era en plena noche, las compuertas no podían cerrarse rápidamente. Finalmente, los técnicos de FPM, que trabajaban en nombre de la MCSO, programaron las compuertas para que se cerraran por la noche como medida preventiva.
A medida que la temperatura se enfría en otoño o invierno, nuevamente es necesario cerrar las compuertas, pero por una razón diferente: muchos sistemas HVAC del condado no pueden calentar el aire exterior de manera eficiente.
Cuando la calidad del aire es deficiente o el aire exterior es demasiado frío, es difícil introducir aire exterior de forma segura y eficiente. En estas situaciones, es necesario recurrir a la filtración del aire interior para reducir el riesgo de transmisión de COVID-19. Un mayor nivel de filtración reduce el flujo de aire y requiere cambios más frecuentes de filtros, lo cual presenta inconvenientes. Sin embargo, algunos edificios del condado pueden lograr una mayor filtración, y FPM está iniciando el proceso de actualización de filtros en algunos edificios.
En noviembre, FPM recibió la aprobación para utilizar parte de los fondos de la Ley CARES para instalar filtros MERV-13 de mayor nivel en 13 edificios y depuradores de aire en hasta 25 edificios del condado. Esto mejorará la calidad del aire interior en épocas (como el invierno y los periodos de mala calidad del aire) cuando es ineficiente o peligroso introducir más aire exterior.
En nuestras conversaciones con la gerencia de FPM, nos dimos cuenta de que el volumen de trabajo necesario estaba sobrecargando la capacidad de los trabajadores de oficios y administradores de propiedades. Antes de aumentar la capacidad de atención presencial en las instalaciones del condado, recomendamos que FPM se asegure de que se hayan completado las modificaciones y mejoras necesarias en los edificios, incluyendo la instalación de mamparas y la actualización de los sistemas de climatización.
Durante el momento de nuestra auditoría, ¿el condado siguió las pautas de los CDC/OSHA en términos de garantizar sistemas de agua seguros?
El cierre temporal de edificios puede generar riesgos para los ocupantes que regresan. Según los CDC, los riesgos incluyen la contaminación con plomo y cobre por tuberías corroídas, y el moho y la legionelosis por agua estancada.
Según las pautas de los CDC, cuando los edificios no se utilizan o están relativamente desocupados, los sistemas de agua del edificio deben limpiarse periódicamente, incluidos todos los accesorios, y se debe realizar un monitoreo para buscar agua estancada o moho.
FPM siguió las directrices de los CDC y la Autoridad de Salud de Oregón (OHA) para el lavado de los sistemas de agua y el monitoreo de agua estancada y moho. A mediados de mayo, FPM comenzó a lavar los sistemas de agua en edificios vacíos, con un programa recurrente configurado en un sistema automático. Los sistemas de agua se lavaban cada dos o tres semanas.
Las directrices que siguió FPM incluyeron asegurarse de eliminar toda el agua estancada de los humidificadores y verificar si había fugas o moho. Según la gerencia de FPM, todos los edificios del condado tienen ahora suficientes ocupantes como para que no sea necesario purgar los sistemas de agua con regularidad. Si bien FPM está menos preocupado por la proliferación de bacterias con el frío, a medida que se reabran más edificios, planea purgar los sistemas de agua como parte del proceso de reactivación. Al momento de escribir este artículo, las operaciones de la Biblioteca se han suspendido debido al aumento repentino de COVID-19, y es posible que FPM deba purgar esos sistemas de agua a medida que los edificios reabran.
Durante nuestra auditoría, ¿el condado estaba siguiendo las pautas de los CDC para proporcionar a los empleados y visitantes suministros para limpiarse las manos y cubrirse la boca al toser?
cubiertas faciales
El condado desarrolló una política de uso de mascarillas en consonancia con los CDC, la OSHA de Oregón y la OHA. Esta política incluye la directiva de que el condado proporcionará mascarillas o cubrebocas a los empleados y las pondrá a disposición de todos los visitantes. La política no especifica quién proporcionará las mascarillas a los empleados ni quién las pondrá a disposición de los visitantes. Los administradores de propiedades del FPM son responsables del aspecto físico de los edificios del condado, pero dentro de cada edificio puede haber varios programas supervisados por ellos. En la primera planta del Edificio Multnomah, por ejemplo, se encuentran varios programas, como la División de Tasación, Registro e Impuestos (DART), el Departamento de Adquisiciones y la Oficina de Participación Comunitaria.
En conversaciones con los administradores de propiedades, descubrimos que son los administradores de programas, y no los administradores de propiedades, los responsables de proporcionar mascarillas a los empleados y ponerlas a disposición de los visitantes. Si bien desconocemos las dificultades que cada programa pudo haber tenido para obtenerlas, sí sabemos, gracias a nuestras conversaciones con los empleados del condado, que fue difícil conseguirlas al principio de la pandemia y que el suministro se ha estabilizado desde entonces.
Como se mencionó en otras secciones de este informe, analizamos el suministro de mascarillas en algunos departamentos. Dado que no pudimos verificar el suministro ni el cumplimiento del uso de mascarillas en todos los centros del condado debido a la COVID-19, consultamos a los empleados sobre estos problemas en nuestra encuesta. En otoño de 2020, enviamos la encuesta a todos los empleados del condado para brindarles la oportunidad de compartir sus experiencias durante la pandemia.
Es política del condado ofrecer mascarillas a todos los empleados. De los empleados que respondieron a nuestra pregunta sobre si se les había ofrecido una mascarilla, el 80 % respondió que sí. Al considerar solo a los empleados que trabajaban principalmente en una sede del condado o en el campo (no principalmente teletrabajando), el 85 % informó que se les había ofrecido una mascarilla.
Es política del condado proporcionar mascarillas a los usuarios de servicios o miembros de la comunidad. De los empleados que no trabajan principalmente desde casa y que respondieron a nuestra pregunta sobre la disponibilidad de mascarillas para usuarios de servicios o miembros de la comunidad, el 71 % estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que tenían suficientes mascarillas. El 21 % de los encuestados indicó que no tenían suficientes mascarillas para proporcionarlas.
Limpieza de manos
FPM tiene contratos con dos proveedores de servicios de limpieza que mantienen dispensadores de desinfectante independientes en las áreas comunes de los edificios. Estos proveedores nos informaron que, si bien en ocasiones tuvieron que sustituir productos al principio, lograron mantener el desinfectante disponible en las áreas comunes durante la pandemia.
En nuestra encuesta a empleados del condado, el 64% de los encuestados afirmó que el condado había instalado estaciones de desinfección de manos en su área de trabajo. El 18% indicó que no se habían instalado estaciones, pero que era necesario.
Recomendamos que cada jefe de departamento se comunique con los empleados para informarles cómo pueden adquirir mascarillas. Recomendamos que los jefes de departamento colaboren con sus gerentes de programa para verificar que todas las ubicaciones cuenten con suficiente suministro de mascarillas para los visitantes.
¿Qué protocolos estaban establecidos (con los contratistas del condado) para seguir las pautas de los CDC con respecto a la realización de la limpieza y desinfección de rutina?
Las directrices de los CDC recomiendan a las empresas elaborar un plan de limpieza y desinfección durante la era de la COVID-19. La guía para elaborar un plan establece: «Evalúe su lugar de trabajo, escuela, hogar o negocio para determinar qué tipo de superficies y materiales componen esa área. La mayoría de las superficies y objetos solo necesitarán una limpieza rutinaria normal. Las superficies y objetos que se tocan con frecuencia, como interruptores de luz y pomos de puertas, deberán limpiarse y luego desinfectarse para reducir aún más el riesgo de gérmenes en las superficies y los objetos».
El condado trabaja con contratistas externos para limpiar y desinfectar los edificios del condado. Hay dos contratistas principales: ABM y Relay Resources. Los edificios donde el condado alquila espacio, pero no es propietario del mismo, utilizan servicios de limpieza que no están contratados por el condado.
En lugar de elaborar un plan de limpieza y desinfección e incluir estos documentos en los contratos con los proveedores de servicios de limpieza, el condado se remitió a sus contratistas. La gerencia de FPM nos informó que estos contratistas adaptaron sus materiales y protocolos para abordar la COVID-19 en marzo. Sin embargo, no parece que la gerencia haya verificado que los procedimientos cumplan con las directrices de los CDC.
Revisamos los procedimientos mejorados, los cuales indican que los proveedores están utilizando productos de limpieza específicos para la COVID-19, ajustando los procedimientos de limpieza y prestando mayor atención a los servicios de alto contacto, como interruptores de luz y pomos de puertas. Sin embargo, hemos recibido numerosas inquietudes sobre la calidad y la frecuencia de la limpieza en algunos edificios. Cabe destacar que no todas las instalaciones reciben el mismo nivel de limpieza y desinfección. Como se mencionó anteriormente, algunas instalaciones son alquiladas y el condado no supervisa a los contratistas de limpieza. En las instalaciones propiedad del condado, algunas, pero no todas, cuentan con un portero de día. Los porteros de día limpian durante todo el día, lo que proporciona un nivel adicional de limpieza en comparación con el régimen nocturno estándar de cinco días a la semana.
En nuestra encuesta, preguntamos a los empleados si confiaban en que el nivel de limpieza en su unidad era suficiente para reducir la transmisión de COVID-19. Aproximadamente un tercio (34%) de los encuestados no confiaba en que el nivel de limpieza en su unidad de trabajo fuera suficiente para reducir el riesgo de transmisión de COVID-19.
Mientras los contratistas de limpieza limpian las áreas comunes, el personal del condado debe realizar otras tareas de limpieza, incluyendo los espacios de trabajo individuales. Los CDC recomiendan la limpieza regular de estas áreas y que se retiren los artículos compartidos, como grapadoras, bolígrafos, etc., y se guarden los artículos como las cafeteras. El condado publicó instrucciones de limpieza y desinfección en su sitio web e incluyó información adicional en el documento "Espacios Seguros", que sirve como guía sobre la COVID-19 para los empleados del condado.
Recomendamos que FPM trabaje con sus contratistas de limpieza para garantizar que cada ubicación tenga suficiente personal para garantizar la limpieza mejorada recomendada por los CDC.
rgin-bottom:.0001pt">Nos informan que el condado está actualmente en proceso de incorporar requisitos de limpieza y desinfección específicos para la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza. Recomendamos que FPM complete estos requisitos contractuales antes de que los programas amplíen la capacidad presencial en las instalaciones del condado.
¿Qué protocolos se implementaron para garantizar el distanciamiento físico?
Las directrices de los CDC exigen que los empleadores establezcan protocolos y procedimientos para ayudar a los trabajadores y clientes a mantener el distanciamiento social y a separar físicamente a los empleados entre sí y de los clientes, siempre que sea posible. Los protocolos de distanciamiento social recomendados incluyen:
- Teletrabajo
- Modificar espacios de trabajo para aumentar el espacio físico
- Instalación de protectores transparentes u otras barreras físicas
- Organizar las sillas de recepción u otras áreas de asientos comunes espaciando o quitando sillas
- Usar señales, cintas y otras señales visuales cuando no sea posible utilizar barreras físicas
El teletrabajo se aborda en otra sección de este informe, pero es un paso esencial en la orientación que el condado implementó al comienzo de la pandemia.
Muchos edificios del condado permanecen desocupados o solo parcialmente ocupados, y se realizaron pocas modificaciones durante nuestra auditoría. Sin embargo, se han realizado modificaciones en varios edificios del condado ocupados o parcialmente ocupados. En la sede del Departamento de Salud Gladys McCoy, en el centro de la ciudad, y en la División de Tasación, Registro e Impuestos (DART), en el Edificio Multnomah, se han instalado barreras de plexiglás (o vidrio) en las áreas donde los empleados interactúan con los clientes, y se han modificado los espacios en esos edificios para permitir mayor distancia entre empleados y clientes.
Se ha implementado un flujo de tráfico unidireccional en DART y en los baños del edificio McCoy. En la sala del jurado del juzgado del centro, se retiraron las sillas y se colocaron las restantes. En las áreas con cubículos, muchos empleados trabajan desde casa como alternativa, y quienes estén presentes deben ocupar cubículos más separados. Las sillas y mesas en las salas de descanso se han espaciado siempre que sea posible.
El condado convocó un comité de señalización para la COVID-19 tras el inicio de la pandemia. Inicialmente, se adquirieron los carteles a proveedores externos para agilizar la llegada de la señalización sobre la COVID-19 a los edificios del condado. La producción se trasladó al taller de señalización del condado, perteneciente al Departamento de Bienes del Condado, con el objetivo de producir señalización legible en varios idiomas. La señalización que ahora se produce en el taller se produce en inglés como idioma principal y con traducciones a otros seis idiomas. A continuación, se presentan dos ejemplos:
La señalización de COVID-19 se puede observar ampliamente dentro del edificio McCoy y el palacio de justicia del condado, y dentro y fuera del edificio Multnomah, entre otras ubicaciones del condado.
Como parte de la encuesta a los empleados, les pedimos que informaran sus observaciones sobre las políticas de distanciamiento físico en las ubicaciones del condado y sobre las modificaciones físicas realizadas, como barreras instaladas, señalización, espacio entre áreas de trabajo, etc.
En respuesta a nuestra pregunta sobre la señalización, el 79% de los encuestados estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que el condado había instalado suficiente señalización relacionada con COVID-19 en su lugar de trabajo.
El setenta y cinco por ciento de los encuestados a nuestra pregunta sobre si el condado había reducido el número de personas que trabajaban en su lugar de trabajo estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que su unidad de trabajo había reducido el número de personas en el lugar al mismo tiempo, por ejemplo, mediante teletrabajo u horarios escalonados.
En respuesta a la pregunta sobre si las estaciones de trabajo se habían espaciado a seis pies de distancia, el 19 % de los encuestados indicó que este trabajo aún debía realizarse. Y en respuesta a la pregunta sobre si se habían instalado suficientes barreras o mamparas, casi una cuarta parte (23 %) de los empleados indicó que este trabajo no se había realizado en su centro, pero que debía realizarse.
Declaración de la encuesta: Indíquenos qué cambios físicos se han realizado en su lugar de trabajo: Se han instalado protectores o particiones.
¿Cómo determinó el condado qué edificios cerrar al público?
Los líderes del condado trabajaron con los departamentos para determinar qué programas eran vitales para la comunidad, podían operar de forma segura con servicios presenciales y contaban con la capacidad para hacerlo. Desarrollaron una plantilla para guiar el debate sobre qué programas podían operar de forma segura y eficaz. Finalmente, los departamentos presentaron sus planes al presidente, quien era la autoridad final.
¿Cómo ha asegurado el condado los edificios para evitar la entrada del público o de empleados no esenciales?
La unidad de Alarmas de FPM protegió todos los edificios del condado del acceso público, a menos que sea necesario. La necesidad de acceso público se determina según los programas del condado. Actualmente, los edificios del condado requieren acceso con tarjeta, y estos programas determinan el acceso para los empleados. Para muchos empleados, el acceso a los edificios no ha cambiado, pero ahora se requiere una credencial para entrar.
Recomendaciones
- Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado, recomendamos que FPM se asegure de que se hayan completado las modificaciones necesarias en los edificios, incluida la instalación de particiones y las actualizaciones de filtros en los sistemas HVAC.
- Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado, recomendamos que FPM trabaje con sus contratistas de limpieza para garantizar que cada ubicación tenga suficiente capacidad de personal para garantizar la limpieza mejorada recomendada por los CDC.
- Nos informan que el condado está actualmente en proceso de incorporar requisitos de limpieza y desinfección específicos para la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza. Recomendamos que FPM complete estos requisitos contractuales antes de que los programas amplíen la capacidad presencial en las instalaciones del condado.