Teletrabajo: Adapte las prácticas de teletrabajo para satisfacer la creciente necesidad.
¿Por qué analizamos el teletrabajo?
Analizamos el teletrabajo debido al drástico aumento de las horas de trabajo a distancia por parte de los empleados a raíz de la pandemia de COVID-19. Este incremento representa un cambio significativo en la forma en que el condado lleva a cabo sus funciones. Cuando los empleados trabajan a distancia, el condado se enfrenta a desafíos únicos, como la elegibilidad y la supervisión del personal, las necesidades de capacitación y equipamiento, el uso seguro de los sistemas de información del condado, el cumplimiento de las normas de privacidad y la seguridad de los empleados en el lugar de trabajo.
Las horas anuales de teletrabajo han aumentado de forma constante desde el año fiscal 2016 (AF16). El gran incremento de las horas de teletrabajo en el AF20 se produjo en los últimos tres meses y medio del año fiscal (del 15 de marzo al 30 de junio de 2020) debido a la pandemia. En el gráfico siguiente, se muestran las horas anuales de teletrabajo desde el AF16 hasta el AF20. Solo se muestra el primer trimestre del AF21 (de julio a septiembre de 2020), lo que ilustra aún más el extraordinario aumento del teletrabajo.
Las horas de teletrabajo en el condado aumentaron significativamente debido a la pandemia.
El promedio de horas de teletrabajo diarias disminuyó de 14 300 a 12 200 horas en el último trimestre del año fiscal 2020 en comparación con el primer trimestre del año fiscal 2021. Esta disminución podría deberse, en parte, a que los empleados trabajaron menos desde sus lugares de teletrabajo y más en las instalaciones del condado. Por ejemplo, algunas oficinas del condado permitieron la presencia de un número limitado de empleados en sus instalaciones mediante turnos rotativos. Parte de la disminución en las horas de teletrabajo también podría atribuirse a las vacaciones de verano.
¿Contaba el condado con políticas y procedimientos sólidos para el teletrabajo?
Sí. Las políticas y los procedimientos sólidos brindan al condado una guía clara para las operaciones diarias y ayudan a garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones. La política de teletrabajo del condado, en general, se compara favorablemente con las mejores prácticas previas a la pandemia. Utilizamos la política de teletrabajo, el acuerdo de teletrabajo y los materiales asociados del condado como criterios, basándonos en entrevistas con profesionales de recursos humanos del condado y porque el condado remitió a los empleados a estas herramientas en la página de recursos de teletrabajo de su intranet. Un grupo de empleados, liderado por Recursos Humanos Centrales, está actualizando la política del condado y realizando ajustes para incorporar los cambios necesarios debido a la pandemia y su naturaleza continua.
El condado hizo excepciones razonables a su política de teletrabajo en marzo de 2020, cuando declaró el estado de emergencia en respuesta a la pandemia. Por ejemplo, antes de la pandemia, el condado exigía que los empleados que teletrabajaban contaran con guardería u otro tipo de supervisión para cualquier miembro del hogar que requiriera cuidados durante la jornada laboral. El condado modificó este requisito para permitir que los padres que teletrabajaban cuidaran de sus hijos mientras seguían trabajando desde casa. El condado también tuvo que implementar el teletrabajo sin acuerdos previos establecidos. El condado ha respaldado eficazmente su política de teletrabajo con su intranet.
¿Hasta qué punto el condado ha garantizado que la elegibilidad para el teletrabajo se determine de manera justa?
En circunstancias normales, el condado debería permitir que los empleados trabajen a distancia mediante un proceso de elegibilidad justo y bien diseñado que incluya elementos como el deseo del empleado de trabajar a distancia y la naturaleza del puesto. Los empleados y sus supervisores deberían colaborar para tomar la decisión sobre el teletrabajo. El acuerdo estándar de teletrabajo del condado y su fácil acceso (que se describe más adelante) facilitarían este proceso.
Según la literatura sobre teletrabajo, algunos supervisores son más propensos a permitirlo que otros. También es posible que discriminen a algunos empleados que deseen teletrabajar. Para abordar estas situaciones indeseadas, todos los empleados que deseen teletrabajar tendrían más probabilidades de recibir un trato justo si el condado especifica la elegibilidad para el teletrabajo en las descripciones de los puestos, vinculando así el teletrabajo más al puesto que a la persona.
¿Quiénes podían teletrabajar durante la pandemia?
El condado declaró el estado de emergencia debido a la pandemia. Como es comprensible, los departamentos no tuvieron tiempo de seguir el proceso de teletrabajo establecido por el condado, que generalmente se basa en un acuerdo mutuo. En estas circunstancias, dos grupos generales de empleados son relevantes: los no esenciales y los esenciales. Según el 88 union contract con el condado, los empleados no esenciales no están obligados a presentarse a trabajar debido a la demora en la apertura, el cierre anticipado o la suspensión total de las operaciones o instalaciones. Los empleados esenciales deben presentarse a trabajar independientemente del cierre de las instalaciones o la suspensión de algunas o todas las operaciones del condado. Algunos empleados esenciales pueden teletrabajar, pero todos los empleados no esenciales debían teletrabajar a partir de marzo de 2020.
El condado colaboró con los sindicatos para asignar a los trabajadores no esenciales al teletrabajo o a la licencia administrativa remunerada. La mayoría de los departamentos pudieron encontrar trabajo remoto para estos empleados. En algunos departamentos, debido a la naturaleza de sus funciones, no siempre había trabajo disponible para ellos. Algunos empleados no esenciales recibían sueldo mientras esperaban trabajo. Por ejemplo, la dirección de la biblioteca no aceptó las alternativas de teletrabajo propuestas por los empleados, quienes recibieron licencia administrativa remunerada.
La situación de los empleados esenciales fue diferente. El convenio colectivo vincula la definición de empleados esenciales con las inclemencias del tiempo. Dado que las inclemencias del tiempo son significativamente distintas de una pandemia, el condado y los sindicatos permitieron exenciones por dificultades a los empleados esenciales. Estos podían acogerse a dichas exenciones si pertenecían a un grupo de mayor riesgo de contraer COVID-19 o tenían un familiar en un grupo de mayor riesgo. El número de empleados que inicialmente solicitaron estas exenciones afectó a los servicios del condado.
Por ejemplo, muchos trabajadores esenciales solicitaron inicialmente exenciones por dificultades económicas en el Departamento de Salud, lo que provocó el cierre de clínicas. El Departamento de Salud trabajó para superar los obstáculos que dificultaban la reincorporación laboral de estos empleados. La mayoría regresó al trabajo combinando el teletrabajo con el trabajo presencial. Actualmente, la mayoría de las clínicas están abiertas, pero operan a una capacidad del 60-70%.
¿Qué equipos utilizaron los empleados que teletrabajaron durante la pandemia y con qué precisión se realizó el seguimiento ?
Las necesidades de equipo de los empleados no cambian simplemente porque teletrabajan desde un lugar distinto a su lugar de trabajo habitual en el condado. Dada la naturaleza prolongada de la pandemia, el condado debería proporcionar a los empleados el equipo de uso individual que necesitan para realizar su trabajo, como computadoras y auriculares. En ocasiones, los empleados tuvieron que proporcionar sus propias computadoras u otros equipos para teletrabajar. El departamento de Tecnologías de la Información (TI) no disponía de un recuento fiable de las computadoras propiedad del condado frente a las propiedad de los empleados utilizadas en los lugares de teletrabajo.
Algunos departamentos reportaron dificultades iniciales para proporcionar a sus empleados todo el equipo necesario. Un departamento reportó dificultades para obtener el equipo adecuado para que sus empleados trabajaran a distancia incluso en agosto de 2020. La mayoría de las necesidades de equipo se han resuelto en gran medida. En otoño de 2020, enviamos una encuesta a todos los empleados del condado para que pudieran compartir sus experiencias durante la pandemia. La encuesta reveló que el 81 % de los encuestados contaba con el equipo necesario para trabajar a distancia a mediados de octubre de 2020. Sin embargo, la encuesta también muestra que, en ese momento, muchos empleados aún no podían obtener el equipo necesario para realizar su trabajo o tenían problemas de conectividad.
Durante la pandemia, el condado proporcionó computadoras de escritorio o portátiles, estaciones de acoplamiento, monitores, teclados, ratones, auriculares, reposamuñecas ergonómicos y sillas de oficina que los empleados podían llevarse a casa. Este equipo del condado podía perderse o ser robado sin un seguimiento preciso. En marzo de 2020, el departamento de TI disponía de un formulario en la intranet del condado para que los empleados informaran sobre los dispositivos y demás equipos propiedad del condado utilizados para el teletrabajo.
En condiciones normales, los empleados que trabajan a distancia marcan una casilla en el acuerdo de teletrabajo indicando el tipo general de equipo del condado que utilizan. Marcar estas casillas y completar el formulario de equipo del departamento de TI son tareas redundantes. Sería preferible contar con un método único para documentar los números de identificación de las computadoras propiedad del condado u otros identificadores de equipos de uso individual al mismo tiempo que se inicia el teletrabajo, en lugar de realizar pasos duplicados.
¿Han recibido los supervisores y los empleados suficiente formación en teletrabajo?
La capacitación es fundamental para el éxito del teletrabajo, ya que proporciona a los supervisores y a sus empleados las habilidades y los conocimientos necesarios para desempeñar las mismas responsabilidades que normalmente tienen, pero de una manera diferente. Sin la capacitación adecuada, es menos probable que el teletrabajo sea una forma eficaz de trabajar. Según la normativa del condado, todos los empleados que teletrabajan y sus supervisores deben completar la capacitación en un plazo de tres meses a partir de la aprobación del acuerdo de teletrabajo.
Obtuvimos estadísticas sobre la capacitación en teletrabajo del Departamento Central de Recursos Humanos y descubrimos que un número significativo de empleados no completó la capacitación obligatoria. Como parte de la encuesta sobre la pandemia enviada por la Oficina del Auditor a todos los empleados del condado, solo el 64 % de los encuestados informó haber completado la capacitación en teletrabajo.
Todos los empleados del condado tienen acceso a capacitación en línea a través de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales del condado. Además de los cursos de capacitación en línea, el condado ofrece recursos internos para el teletrabajo en su intranet. Los empleados bien capacitados protegen tanto al condado como a sus empleados, al garantizar la comunicación, la productividad, la seguridad, la privacidad y la protección durante el teletrabajo.
Por consiguiente, los departamentos del condado deben exigir a los supervisores y empleados que completen toda la capacitación obligatoria sobre teletrabajo, de acuerdo con la política del condado, y supervisar su cumplimiento. El condado también debe determinar cuándo los empleados deben actualizar su capacitación.
Durante el período de nuestra auditoría, ¿los supervisores del condado monitorearon a los empleados que trabajaban a distancia, estableciendo y midiendo su desempeño ?
En circunstancias normales de teletrabajo, los supervisores colaboran con sus empleados mediante un acuerdo de teletrabajo para establecer objetivos laborales, definir claramente las tareas y medir los resultados. Esto ayuda a garantizar que los empleados cumplan con las responsabilidades del condado, incluso trabajando de forma remota con menor supervisión directa. Según los directores de recursos humanos de los departamentos, algunos departamentos habían completado la mayoría de sus acuerdos de teletrabajo, varios tenían algunos acuerdos completados, mientras que otros tenían pocos completados para agosto de 2020. Seis meses después del inicio de la pandemia en marzo de 2020, muchos empleados aún no habían completado un acuerdo de teletrabajo.
Como parte de la encuesta sobre la pandemia realizada por la Oficina del Auditor, aproximadamente el 74 % de los encuestados indicó que contaba con un acuerdo de teletrabajo vigente a mediados de octubre de 2020. Los departamentos de recursos humanos informaron que supervisores y empleados colaboraron para garantizar que el personal supiera qué tareas debía realizar mientras trabajaba desde casa. Nuestra encuesta también indicó que el 92 % de los encuestados afirmó que sus supervisores monitoreaban su desempeño durante el teletrabajo.
En condiciones normales, el acuerdo de teletrabajo es fundamental para determinar si esta modalidad es la más conveniente tanto para el empleado como para el condado. Al completarse inicialmente, el acuerdo de teletrabajo funciona esencialmente como una solicitud para que el empleado trabaje a distancia. Independientemente de si los supervisores aprueban o deniegan las solicitudes de teletrabajo, deben conservar una copia electrónica del acuerdo en un lugar de fácil acceso, preferiblemente en Workday y no en un archivo personal en papel.
En condiciones de pandemia, el acuerdo de teletrabajo no es una solicitud, sino que es tan importante como en condiciones normales. El supervisor y el empleado deben seguir utilizando el acuerdo de teletrabajo para establecer:
- Se establecen objetivos de trabajo claros y los resultados son medibles.
- Criterios utilizados para evaluar el éxito del teletrabajo.
- Horarios en los que el empleado estará disponible, incluyendo su horario y las formas en que se le puede contactar.
- El lugar de trabajo del empleado está bien acondicionado y es seguro.
- Con qué frecuencia el supervisor evalúa el trabajo de su empleado.
- Plazos para las tareas.
- Equipos y servicios utilizados por el empleado en el lugar de teletrabajo.
- Capacitación tanto del empleado como del supervisor.
- Se entiende que, por lo general, el condado no reembolsará la mayoría de los gastos relacionados con el teletrabajo.
- Cualquier propiedad o equipo propiedad de un empleado que se utilice para asuntos del condado puede estar sujeto a una solicitud de acceso a registros públicos, una citación judicial, una orden judicial o administrativa que puede requerir que el empleado proporcione al condado acceso completo a dicho equipo.
- Existe un acuerdo con el empleado de que es responsable de cumplir con todas las normas de seguridad emitidas por el condado.
- Se le comunica al empleado que el condado tiene derecho a visitar su lugar de trabajo en casa durante el horario laboral habitual para garantizar que cumpla con las normas de seguridad del condado.
¿ Eran los acuerdos de teletrabajo fácilmente accesibles para su actualización y evaluación ?
No. Cuando los acuerdos de teletrabajo no son fácilmente accesibles, resulta ineficiente y, además, se pierde la oportunidad de evaluar si el teletrabajo está permitido de manera equitativa en todo el condado.
Los acuerdos de teletrabajo están sujetos a cambios, pero no son fácilmente accesibles a nivel departamental ni a nivel de condado. Según nuestras entrevistas con los directores de recursos humanos de los departamentos, estos archivan los acuerdos de teletrabajo en los expedientes personales en papel de los empleados.
El condado no gestiona sus acuerdos de teletrabajo a través de su sistema ERP Workday. Mantener estos acuerdos en Workday facilitaría el acceso a la información y aumentaría la eficiencia al permitir aprobaciones, seguimiento y actualizaciones electrónicas. Por ejemplo, los empleados podrían actualizar fácilmente sus horarios, tareas o equipos utilizados para el teletrabajo en Workday.
En el futuro pospandémico, mantener estos acuerdos en Workday podría mejorar el seguimiento del equipo utilizado para el teletrabajo y permitiría realizar análisis valiosos sobre si el condado ofrece el teletrabajo de manera equitativa. Por ejemplo, dado que los datos de los acuerdos de teletrabajo no están disponibles para su análisis, el condado no puede evaluar si los supervisores aprobaron el teletrabajo para empleados blancos con mayor frecuencia que para sus homólogos negros, indígenas o de otras minorías étnicas, ni tampoco la Oficina del Auditor.
¿Qué tan bien llevó el condado el control del tiempo de teletrabajo de los empleados durante el período de nuestra auditoría ?
Ya sea que trabajen desde casa o en las instalaciones del condado, los empleados siempre deben registrar su tiempo de manera consistente y precisa. En cualquier circunstancia, el condado está obligado por la Ley de Normas Laborales Justas a realizar un seguimiento preciso del número de horas remunerables trabajadas por los empleados que realizan teletrabajo. En general, los empleados registraron su tiempo de teletrabajo de manera inconsistente en Workday. TeletrabajoLos empleados del condado registraron el tiempo como teletrabajo, licencia administrativa y como un tipo de tiempo adicional, lo que dificultó el seguimiento. Es probable que algunos empleados del condado registraran sus horas de teletrabajo como tiempo de trabajo regular.
El Memorando de Acuerdo del Sindicato Local 88 establecía que los empleados podían registrar su tiempo como teletrabajo o licencia administrativa a discreción del supervisor. Encontramos varios casos en los que empleados de diversos departamentos registraron tiempo como licencia administrativa, pero también indicaron en los comentarios que estaban teletrabajando. El condado publicó instrucciones sobre el registro de tiempo de teletrabajo en la intranet para los empleados al comienzo de la pandemia. Sin embargo, debido a las instrucciones contradictorias y las diferentes prácticas en todo el condado, no pudimos garantizar la exactitud del registro del tiempo de teletrabajo. El condado debería reiterar las instrucciones a los empleados sobre cómo registrar el tiempo de teletrabajo en comparación con la licencia administrativa y otros códigos.
¿Protegió el condado adecuadamente la seguridad de los equipos informáticos de los teletrabajadores y la privacidad de la información confidencial?
La política de teletrabajo del condado permite el uso de las computadoras personales de los empleados. El uso de computadoras personales para teletrabajar aumenta los riesgos para la seguridad y la privacidad del condado, ya que estas podrían estar comprometidas, carecer de las medidas de seguridad necesarias o no haberse instalado actualizaciones críticas. La equidad en el teletrabajo también podría convertirse en un problema si los empleados no tienen acceso a computadoras en casa.
Según el departamento de informática del condado, los ordenadores propiedad del condado son más fáciles de mantener y reparar. Algunas de las otras organizaciones que investigamos insisten en utilizar ordenadores propios, especialmente para el teletrabajo a largo plazo. Cuando los empleados utilizan sus propios ordenadores para asuntos del condado, este se enfrenta a mayores riesgos en cuanto a seguridad, protección de la información confidencial y compatibilidad general. Además, es posible que los empleados deban otorgar al condado acceso completo a su ordenador personal para acceder a cualquier registro público.
Para abordar estos riesgos, el condado debería exigir el uso de computadoras propiedad del condado para los empleados que trabajan a distancia con frecuencia y debería hacer hincapié en el uso de computadoras propiedad del condado para los empleados que trabajan a distancia ocasionalmente.
¿ Se habían configurado adecuadamente los entornos de teletrabajo de los empleados del condado para garantizar su productividad y seguridad ?
Los empleados que trabajan a distancia pueden encontrar información útil en la intranet del condado sobre productividad y seguridad. El sitio incluye enlaces a políticas, formularios importantes, capacitación, seguimiento de equipos del condado y recursos para reuniones virtuales. La página de recursos para el teletrabajo también ofrece consejos para aumentar la productividad y proteger la información confidencial.
En circunstancias normales, los empleados que trabajan a distancia deben contar con guardería u otro tipo de supervisión para cualquier miembro del hogar que requiera cuidados durante su jornada laboral. El condado flexibilizó estos requisitos durante la pandemia.
En un entorno de teletrabajo, la productividad se ve afectada negativamente por una conexión deficiente o inestable. Varios empleados reportaron problemas de conectividad en la encuesta sobre la pandemia realizada por la Oficina del Auditor, pero no pudimos determinar la causa. Para ayudar a solucionar estos problemas, el grupo de trabajo de teletrabajo del condado está considerando otorgar un subsidio mensual para cubrir los costos de conexión a internet de los empleados que trabajan a distancia.
Los empleados deben completar una Lista de Verificación de Seguridad para el Teletrabajo antes de comenzar a trabajar a distancia. Mediante esta lista, los empleados confirman haber realizado una autoevaluación de los riesgos del lugar de teletrabajo y que su supervisor ha colaborado con ellos para abordar cualquier inquietud. La lista incluye preguntas sobre el espacio de trabajo, la preparación para emergencias y la ergonomía. El empleado reconoce en el acuerdo de teletrabajo que el condado tiene derecho a visitar su área de trabajo en casa durante el horario laboral habitual para garantizar que cumpla con las normas de seguridad del condado.
La responsabilidad del condado respecto a la salud y seguridad de los empleados que trabajan desde casa es prácticamente la misma que cuando trabajan presencialmente en las instalaciones del condado. Si un empleado sufre una lesión mientras trabaja desde casa durante su jornada laboral, debe informar de inmediato a su supervisor. Según el responsable de gestión de riesgos, durante los primeros meses de la pandemia se registraron algunas reclamaciones de indemnización laboral relacionadas con el teletrabajo, pero desde entonces no se ha observado una tendencia al alza continua.
Recomendaciones
- Para julio de 2021, los directores de departamento deberán proporcionar computadoras propiedad del condado a los empleados que teletrabajan con frecuencia y hacer hincapié en el uso de computadoras del condado para aquellos que teletrabajan ocasionalmente. El condado también deberá proporcionar a los empleados cualquier otro equipo que una persona utilice habitualmente para teletrabajar eficazmente, como ratones, monitores y auriculares. Estos ejemplos son meramente descriptivos, no exhaustivos.
- Para febrero de 2022, el departamento central de Recursos Humanos deberá garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
- Acceso a los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados a nivel de empleado, supervisor, departamental y central.
- Aprobaciones y actualizaciones electrónicas para una mayor eficiencia.
- Seguimiento del desempeño y la equidad en el teletrabajo.
- Documentación de detalles específicos, como los números de identificación de las computadoras, de todos los equipos del condado utilizados para el teletrabajo.